لقد كان هذا الاقتباس بمثابة شعاع النور الذي جعلني أبصر قيمة الإرادة وإدارة الوقت معًا.
“. You will never find time for anything. If you want time, you must make it”
فنحن لا نملك قدرة التحكم بالوقت، لكننا نديره وندير أنفسنا وأولوياتنا.
إننا من نقرر قيمة الوقت، ونستغلّه، ونرتب ما علينا القيام به وفق أهدافنا؛ فلا ندع فرصة للمُلهيات وللآخرين أن يستهلكوا ذلك الوقت طالما أنه ضمن خطتنا.
لأن الوقت الذي يمضي لا يعود أبدًا، والخطوة التي تأخرت عنها اليوم ربما ستجعلك تتأخر أكثر منها عن تحقيق هدفك.
أهمية إدارة الوقت
علاوة على أن إدارة الوقت هي أهم سُبل تحقيق الأهداف سواء كانت طويلة أو قصيرة الأجل، فهي تتمتع بمميزات أكثر.
حيث تخفف إدارة الوقت من توترك وقلقك المستمر بشأن المهام التي عليك إنجازها؛ فالتزامك بوضع خطة وتنفيذها يشعرك بالإنجاز والتقدم.
كما أنها تمنحك فرص أكبر للعمل؛ فمهارات إدارة الوقت من أهم المهارات التي يبحث عنها سوق العمل.
بالإضافة لذلك فإن إدارة الوقت بشكل سليم ستمنحك الشعور بالمزيد من الوقت في حياتك اليومية؛ لأن الأهم من العمل لفترات طويلة هو العمل بشكل فعّال.
5 نصائح عملية لإدارة الوقت
حدد أهدافك ونظّمها حسب الأولوية
يقول ويليم شكسبير : إن لم يكن لديك هدف، فاجعل هدفك الأول إيجاد واحد.
فالأهداف هي المحركات الرئيسية لأفعالنا، ولا يوجد إنجاز بلا هدف؛ لذلك علينا أن نضع هدفًا لكل خطوة في حياتنا مهما كانت بسيطة.
وسواءً كانت هذه الأهداف قصيرة المدى أو طويلة فعلينا أن نحددها وفق شروط تم وصفها بطريقة “SMART”:
S: Specific فلابد للهدف أن يكون محددًا بحيث تعرف ماذا تريد أن تحقق بالضبط ولماذا وكيف ستحققه.
M: Measurable فقابلية الهدف للقياس تمكنك من معرفة مقدار تقدمك وأنك تسير في الطريق الصحيح.
A: Acceptable أن يكون الهدف مقبولّا ويمكن تحقيقه باستهلاك القدر المناسب من الطاقة.
R: Realistic لابد أن يكون هدفك عقلانيًا ومعقولًا لتستطيع أخد الخطوة الأولى وإلا سيشعرك بالهزيمة من قبل أن تبدأ.
T: Timebound تحديد موعد نهائي للهدف يمثل دافعًا للبدء إلا أنه يجب التأكد من إتاحة الموارد اللازمة لتحقيق الهدف في إطار الموعد المحدد.
بعد تجميع الأهداف الشخصية والمهنية سيكون عليك تقسيم تلك الأهداف الكبيرة لمهمام يومية، ومع زيادة عدد المهام ستكون في حيرة سؤال ” من أين أبدأ؟ “.
لذلك عليك ترتيب مهامك وأهدافك حسب الأولوية والأهمية، ويساعدك في ذلك “مصفوفة أيزنهاور” عن طريق تقسيم المهام إلى 4 أقسام:
ضع خطتك اليومية ليلأ لتضمن إدارة الوقت بنجاح
هناك حكمة تقول: “الناس لا يخططون للفشل، لكنهم يفشلون في التخطيط“.
فالواحد منا إذا لم يقم بالتخطيط المسبق لما يجب عليه إنجازه في اليوم المقبل، سيكون أكثر قابلية لتضييع وقته في التفكير صباحًا التي تعد فترة ذروة نشاطه.
كما تعرّضه للتكاسل والتأجيل أو الانسياق مع المُلهيات.
لذلك احرص قبل أن تغادر عملك أو قبل النوم أن تقوم بعمل قائمة مهام لليوم التالي حسب الوقت المتوفر لديك، واحتفظ بها.
و تذكر أن المهام اليومية أسهل في تحقيقها وتحركنا نحو الأهداف الأكبر.
حدد بداية وقتك و ضع مواعيد نهائية
البشر مختلفون في طبيعتهم الإنتاجية، فمنهم من يفضل العمل والإنجاز صباحًا، بينما يفضل آخرون العمل في المساء.
لذلك عليك معرفة طبيعتك وبدء خطتك بالوقت الذي تكون فيه قادرًا على الإنجاز؛ مما يجعلك تستهلك وقتًا أقل في مهامك.
كما يجب عليك وضع موعد نهائي لكل هدف، وكل مهمة؛ لأن ذلك سيعطيك دافعًا قويًا نحو الإنجاز ويقلل من التسويف وتأجيل المهام.
ابدأ بالمهام الصعبة وقسّم المهام الكبيرة
من الأفضل ترتيب مهامك اليومية من الأصعب إلى الأسهل؛ لأنك تكون في ذروة تركيزك وطاقتك عند البدء في العمل.
كما يُنصح بتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة مما يساعدك على التركيز أكثر وتجديد طاقتك مما يزيد من إنتاجيتك.
وهذا هو ما تهدف إليه تقنية Pomodoro التي توزع المهام زمنيًا بحيث تعطي 25 دقيقة للعمل ثم استراحة لمدة 5 دقائق.
وبعد 4 دورات يمكنك أخذ استراحة مدتها 15-20 دقيقة، وذلك النظام يضمن بقاء عقلك نشيطًا لبداية كل مهمة.
قل “لا” للمُلهيات
أكبر عدو لابد أن نواجهه لتحقيق أهدافنا يتمثل في الملهيات والمشتتات؛ لذلك يجب عليك أن تتعلم كيف تقول “لا“.
سواء كان ذلك الرفض لأي طلب من أصدقائك أو مهمة إضافية في عملك طالما أنك بحاجة لهذا الوقت في إتمام مهمتك.
كما يُعد الهاتف المحمول من أهم مصادر التشتت بما يحتويه من إشعارات ورسائل ومواقع تواصل اجتماعي.
لذا قم بإغلاقه أو على الأقل قم بإغلاق التطبيقات غير المهمة باستخدام تطبيقات مثل Stay focused ، كما يمكنك الاستعانة بتطبيقات أخرى لتنظيم الوقت.
والآن عليك إتّباع تلك النصائح في تنفيذ مهامك حتى تستطيع إدارة وقتك بشكل سليم لا يشعرك بالملل ولا يستهلك طاقتك.
واعلم أن بلوغ الأهداف الكبيرة يتحقق بتلك الخطوات البسيطة المستمرة؛ فأحب الأعمال إلى الله أدومُها وإن قل.
كتبته: مريم خالد