هل فكرت يومًا في كيفية إدارة الوقت؟ يقول د. إبراهيم الفقي: “اليوم هو الغد الذي وعدت نفسك أمس أن تنجز فيه الكثير من الأعمال”.
يقع الكثير من الناس فى خطأ المماطلة والتسويف، حيث يحاول الانسان أن يقنع نفسه بتأجيل مهام يومه إلى الغد، كما أنه قام بنفس الشئ بالأمس.
وتظل دائرة التسويف والتأجيل مستمرة إذا ما أدركنا أهمية كل دقيقة في حياتنا وكيفية استغلالها.
إذا ما هي أهمية إدارة الوقت؟ وما الأخطاء الشائعة التي يجب نتجنبها لإدارة الوقت؟ وما الخطوات التي يجب اتباعها لإدارة الوقت؟ هذا المقال سيساعدك على تنظيم وإدارة وقتك بفاعلية.
أهمية إدارة الوقت
تتيح لك تنظيم حياتك بفعالية وتحقيق التوازن بين جوانب حياتك المختلفة المتمثلة فى الجانب الديني والصحي ثم المهني والإجتماعي، وأيضاً الجانب الشخصي،
إذا استطعت تحقيق هذا التوازن تصبح شخص ناجح وقادر على تحديد أولوياتك والتفرقة بين المهم والأهم.
ينعكس عليك ذلك بالإيجاب من حيث تعزيز الإنتاجية فى يومك، تقليل الضغط المستمر وعدم الشعور بالتشتت والتوتر مرة أخرى.
نظراً لتنظيم يومك بكفاءة ذلك يؤدي إلى الشعور بالرضا والإعتراف بنجاحك.
الأخطاء التي يجب تجنبها لإدارة الوقت
١) عدم وجود خطة واضحة لإدارة الوقت
يمر يومك بشكل عشوائي تستيقظ من نومك لا تعلم ماذا تفعل أول شئ، فيضيع منك الوقت في التفكير بما تقوم بفعله في اليوم، بدلاً من تخطيط وتنظيم مهامك.
٢) مواقع التواصل الاجتماعي والسوشيال ميديا
من أكثر مضيعات الوقت، فعندما تقوم ببعض مهامك تتفقد هاتفك باستمرار؛ للتصفح على هذه المواقع وذلك يشتت انتباهك ويفقد تركيزك عما كنت تنجزه.
٣) العمل دون توقف
يعتقد الانسان أنه إذا عمل بشكل مستمر دون راحة سوف ينجز العديد من مهامه، لكن هذا ليس صحيح ويؤثر عليك بالسلب.
فتشعر بالتعب والإرهاق والضغط النفسي، وفى هذه الحالة لا تستطيع أن تكمل مهامك بكفاءة وفاعلية.
٤) عدم قول لا
وقتك ملكك أنت ليس ملك الآخرين؛ لذا لا يجب أن تكون متاحاً طوال الوقت، لديك الكثير من الأعمال لإنجازها فلا تضيعها من باب المجاملة.
عندما يعرض عليك صديقا لك الخروج معه وأنت فى ذلك الوقت مشغولاً، فمن المهم التركيز على مهامك ورفض مقابلة صديقك بكل احترام.
٥) التسويف
يعد التسويف عادة سيئة جداً إذا استمرت فاعلم أنك فقدت العديد من الفرص في الحياة؛ لأن التسويف والتأجيل ومنطقة الراحة تعطلك عن نجاحك والوصول إلى أعلى مكانة.
٦) التركيز على أكثر من مهمة فى وقت واحد
تعدد المهام ليس بفكرة جيدة، تعتقد أنك إذا قمت بأكثر من مهمة فى آن واحد قد تنجز بشكل أسرع.
لكن فى الحقيقة ذلك يفقدك تركيزك ويشتت انتباهك وتصبح النتيجة أقل كفاءة؛ لذا التنظيم هو الحل الأمثل لتفادى هذا الخطأ مرة أخرى.
٧) السعي نحو الكمال
الانسان بطبعه يريد أن ينجز مهامه بكفاءة عالية وعلى أكمل وجه حتى يصل إلى المثالية.
لكن لا بد أن يواجه معوقات فى طريق حياته، يتعلم منها لأجل مهامه الأخرى ولا يضيع الكثير من الوقت.
خطوات فعالة لإدارة الوقت
١) راقب نفسك
إذا أردت النجاح بشئ، عليك بمواجهة ذاتك ومراجعة أخطائك وعاداتك السلبية كي تتعلم من هذه الأخطاء وتبني عادات إيجابية.
قم بتدوين ما تفعله فى يومك منذ الاستيقاظ حتى معاد نومك لمدة 3 أيام ستجد عادات سلبية غير مفيدة تقوم بها يومياً لإهدار وقتك فى اللاشئ.
ثم تتغير طريقة تفكيرك فى إدارة وقتك والتحكم فى إنجاز المهام المختلفة.
٢) إدارة الوقت/تحديد الأهداف بوضوح ودقة
الانسان يعيش حياته من أجل الأهداف التي يريد تحقيقها، يجب أن تعي جيداً مدى أهمية الأهداف في حياتنا وأن لكل شخص منا له أهداف خاصة به يسعى لتحقيقها.
كي تصل للنجاح عليك بتحديد أهدافك الرئيسية ثم الفرعية وتدوينها بشكل منسق ومنظم على الورق.
أن تكون هذه الأهداف محددة وواضحة واقعية يسهل تحقيقها قابلة للقياس مرتبطة بإطار زمني لتحقيقها في الوقت المناسب.
إليك كورس مهارة تحديد الأهداف من موقع إدراك
٣) إدارة الوقت/ تحديد الأولويات
تختلف ترتيب الأولويات من شخص لآخر، لكل منا لديه العديد من المهام التي يريد إنجازها فى يومه لكن لا يستطع لضيق الوقت؛ لذا يجب التركيز على الأمور الأهم ثم المهمة ثم الأقل أهمية.
على سبيل المثال “مربع الأولويات العاجل والمهم” أولا المهام العاجلة المهمة يجب أن تضعها فى مقدمة أولوياتك مثل كتابة المقال اليومي.
ثم المهام غير العاجلة المهمة يجب أن تخطط لها وابدأ بها في الوقت التى قمت بتحديدة حتى لا يتراكم عليك.
أما المهام العاجلة غير المهمة إمكانية لطلب مساعدة من شخص آخر للقيام به.
والمهام غير العاجلة غير المهمة إذا كانت ستؤثر على مهام يومك وضياع وقتك فافعله لاحقاً أو تجاهله.
٤) إدارة الوقت/ إعداد to do list
وضع خطة يومية سيسهل عليك انشغالك بالتفكير بما تريد القيام به عند استيقاظك.
قم بكتابة الأمور التي تريد إنجازها فى نوت صغيرة أو عبر استخدام برنامج to do list .
٥) إدراة الوقت/ التخلص من عوامل التشتت
تطبيقات الهاتف ومواقع التواصل الاجتماعي والسوشيال ميديا أدوات لإهدار الوقت وتشتت الإنتباه.
عندما تتصفح على الانترنت وتنتقل من موقع لآخر وتقضى ساعات طويلة على الهاتف المحمول في اللاشئ،
ستجد أنك لم تفعل شيئا مفيداً ذات قيمة في اليوم.
عليك التخلص من هذه المشتتات من خلال تخصيص وقت محدد للقيام به بعد إنجاز مهامك،
وأيضاً إبعاد الموبايل عن مكان العمل التي تقوم به.
٦) عدم التسويف والتأجيل
ما الفائدة من تأجيل مهامك وتراكمها والقيام بها فى وقت لاحق،
فتصبح بكفاءة وجودة أقل والأفضل أن تنجز مهام يومك في الوقت المحدد له.
للتخلص من التسويف يمكنك قراءة كتاب”التهم هذا الضفدع” سيفيدك كثيراً فى ذلك الأمر.
إذا كنت مجبر على القيام بمهمة ما ولا تفعل شيئاً سوى تأجيلها،
فالأفضل البدء بها أول 5 دقائق وبعد ذلك ستجد نفسك أنجزتها لوقت أطول.
يمكنك أيضاً استخدام تقنية بومودورو التي تحتوى على تحديد وقت (25 دقيقة) للعمل على مهمتك ومن ثم أخد إستراحة (5 دقائق).
٧) تخصيص وقت للراحة
لنفسك عليك حق لذا يجب تحديد وقت معين في نهاية الأسبوع والاهتمام بنفسك والقيام بالأمور التى تحبها.
على سبيل المثال شراء هدية لنفسك كمكافأة لك على المجهود الذى قمت به طوال الأسبوع،
قضاء بعض الوقت مع عائلتك وأصدقائك أو حتى نفسك، والخروج من الضغوط التي تمر بها لفترة من الوقت.
٨) إدارة الوقت/ الاستفادة من التكنولوجيا
يوجد تطبيقات على الإنترنت لإدارة وتنظيم وقتك يمكن استغلالها والاستفادة منها.
مثل (تطبيق RESCUE TIME لمراقبة نشاطك) مراقبة نفسك فى كيفية قضاء وقتك على المواقع.
يتميز بتحديد المهام ومتابعة الوقت التى تستغرقه فى إنجازها، يسهل تحميله على الهاتف بشكل مجانى.
الكاتبة: إيمان صلاح